Tugas 1.

1. Sebutkan 6 (sumber-sumber) manajemen ( The Six M’s Manajement)

2. Mengapa Market dan Methods tidak termasuk dalam sumber-sumber manajemen

3. Apa yang dimaksud dengan Efisien dan Efektif

4. Sebutkan kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M

Jawaban :

1. ( The Six M’s Manajement) :

a. Man/Man Power : Manusia (pelaksana yang handal dan terampil). Fokus utama manajemen sumber daya manusia adalah memberikan konstribusi pada suksesnya organisasi.

b. Money : keuangan (ketersediaan dana). Banyak organisasi yang gagal menjalankan tujuannya dikarenakan kekurangan dana.

c. Machines&Equipment : mesin-mesin yang digunakan untuk bekerja

d. Methods : Metode (tata kerja)

e. Materials : tempat lokasi kerja (sarana&prasarana)

f. Market/Pasar

2. Karena market dan methods selalu berubah/tidak menentu karena mengikuti sesuai permintaan pasar.

3. Efisiensi : adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber dan waktu (input). sedangkan Efektif : Mampu mencapai suatu maksud.

4. Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M :
- Analisis organisasi
- Komunikasi dalam organisasi
- Tata kerja, prosedur dan system kerja
- Pentingnya filling
- Penyimpanan data & dokumen
- Formulir
- Pendayagunaan mesin kantor & peralatan
- Penyusunan tata ruang & perencanaannya
- Penulisan laporan
- Penyusunan buku pedoman kerja
- Penyusunan Anggaran belanja

EFESIANSI

Efisiensi

adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber dan waktu (input).

output

E = ---------

input

Efisiensi

merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.

Efisiensi merupakan sebuah konsep yang bulat pengertiannya dan utuh jangkauannya. oleh karena itu, tidaklah mungkin dikatakan perbandingan yang "lebih" atau "paling" terbaik.

Efisiensi

merupakan syarat atau ukuran pelaksanaan kerja yang paling tepat sehingga organisasi dan metode sebagai bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan fungsi manajemen bisa berjalan lancar yaitu pemaksimalan manfaat sumber-sumber yang dimiliki.

Syarat-syarat tercapainya efisiensi :

1. berhasil guna (efektif)
2. ekonomis
3. pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan
4. pembagian kerja yang nyata
5. rasionalitas wewenang dan tanggungjawab
6. prosedur kerja yang praktis

Cara meningkatkan efisiensi :

• pelaksanaan fungsi manajemen yang tepat
• pemanfaatan sumber-sumber dengan tepat
• pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi sebagai alat mencapai tujuan
• pengarahan dan dinamika organisasi untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan

Oleh karena itu, tujuan akhir dari O&M adalah bagaimana tercipta efisiensi yang berarti pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen berjalan lancar sesuai dengan harapan.

ORGANISASI & METODE

Organisasi berfungsi sebagai prasarana atau alat untuk mencapai tujuan.

PROSESNYA : Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama (Statis)

Pengelompokan manusia dalam kerjasama yang efesien (bersifat Dinamis) ====è Inilah yang menyebabkan mengapa organisasi selalu bergerak, senantiasa hidup, berkembang dan berubah-ubah

METODE

cara bagaimana sumber-sumber dan waktu yang tersedia dapat digunakan sehingga proses kegiatan manajemen bisa dilaksanakan sesuai dengan tujuan.

ORGANISASI DAN METODE :

Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan

Dari Pemgertian diatas O & M mengandung maksud:

· Kunci dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya

· Mutlak dalam kegiatan manajemen

· Memanfaatkan segala sumber dan waktu

· Berguna untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan

MANAJEMEN :

Proses dari kegiatan seorang manajer bagaimana mengambil keputusan yang terbaik

Kegitan Manajemen :

§ Planning (perencanaan):

Berpikir, menduga, menentukan prioritas, kegiatan bersifat non fisik diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi

§ Organizing (pengorganisasian):

Proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit kerja dan fungsinya, penempatan orang yang tepat agar pelaksanaan pembagian kerja sesuai dengan perencanaan, dalam penempatan orang atau staf diharapkan objektif

§ Motivating (motivasi):

Membina, mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai, memberikan rangsangan baik bersifat rohaniah atau jasmaniah. Rohaniah: Kenaikan pangkat, Pendidikan dan pengembangan karir, pemberian cuti, penambahan pengalaman, penelenggaraan human relation dengan tepat Jasmaniah: Sistem Upah gaji yang menggairahkan, pemberian tunjangan, distribusi sandang pangan, penyediaan fasilitas rumah, kendaraan dan jaminan pemeliharaan kesehatan

§ Controlling (pengendalian):

Mengadakan pengawasan, penyempurnaan, evaluasi agar tujuan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan, mengetahui sampai sejauh mana pekerjaan dijalankan, seberapa besar sumber dimanfaatkan setelah diketahui kemudian dapat dikoreksi, apa yang harus dilakukan selanjutnya

Faktor-faktor produksi (SUMBER-SUMBER) YANG DIPERLUKAN:

¨ Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)

¨ Uang atau Biaya (Money)

¨ Bahan-bahan atau Material (Materials)

¨ Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)

Sumber-sumber diatas menurut George R Terry disebut 6M (the six M’s in management) dengan menambah 2 sumber lagi:

¨Tata kerja (Methods)

3. Sejarah O & M

Istilah O & M berasal dari Negara Inggris, yakni pada saat dibentuk Organization and Methods Division pada Departemen Keuangan Inggris Kerajaan Inggris (Lord of The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.

Setelah PD II semua negara pemenang perang berlomba untuk merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah O & M berperan dengan tugas menemukan segala masalah administrasi, menentukan sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis. Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:

© Mengadakan prognosis (problems observation)

© Mengadakan diagnosis (problems identification)

© Menentukan sebab-sebab (reasions determination)

© Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)

Istilah-istilah O & M

Di Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain: Administrative analyst, Management analysis, System & procedure, Management engineering, Efficiency engineering. Di Indonesia sebutan lain dari O & M adalah: Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi, Litbang (lemabaga penelitian & pengembangan), Analisa & pengembangan, Biro Organisasi & tata laksana.

fungsinya:

ª Membantu top majaer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi

ª Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics

ª Membantu penempatan staf

ª Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan

ª Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja

ª Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi

ª Membantu top manajer dalam hubungan antar unit, pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja

ª Membantu dalam visualisasi dan pembaganan rencana kerja, program dan penjadwalan dll.

O & M sebagai alat Analisis & Survey

Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah dan cara pelaksanaan kerja yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O & M. Juru Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.

Selain berfungsi sebagai kegiatan analisis O & M juga merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey:

a. Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:

♪ Perumusan tujuan survei

♪ Penentuan ruang lingkup

♪ Penentuan sasaran

♪ Penentuan sampling

♪ Persiapan program

♪ persiapan pelaksanaan

b. Pelaksanaan Survei

♪ Pengumpulan data

♪ Pengumpulan fakta:

♫ Peninjauan langsung

♫ Wawancara

♫ Diskusi

♫ Membagikan survei

♫ Riset

c. Pengolahan

♪ Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan

♪ Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif

d. Penyajian

♪ Penyerahan laporan

♪ Pemaparan

e. Penerapan

♪ Pembinaan hubungan kontinyu

♪ Penugasan

♪ Penilaian

RUANG LINGKUP O & M

► Analisis Organisasi (Organizational Analysis)

► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)

► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)

► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)

► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)

► Kesimpulan akhir (Final Conclusion)